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InícioGED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Gestão de Conteúdo e Registros Corporativos

A quantidade e demanda por informações se expande continuamente e o sucesso freqüentemente depende da habilidade de fazer uso dessas informações no contexto adequado. A organização dos arquivos e o gerenciamento das informações neles contidas se constituem em instrumento de eficácia administrativa, contribuindo para a modernização da administração pública.

A Quatenus reconhece que as empresas do setor público gostariam de gerenciar todas as suas informações de forma consistente e eficiente, uma vez que elas entendem que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental.

Para essas empresas públicas a Quatenus desenvolveu um SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) capaz de atender os requerimentos do CONARQ.

As principais características dessa solução são:

  • Gestão de conteúdo não-estruturado
  • Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de conteúdo (temporalidade)
  • Gestão de registros

Abaixo conteúdo detalhado da solução:

Ingresso no Sistema

Acesso dos usuários no sistema mediante login e senha. Uma vez autenticado, o sistema de segurança passa a controlar os privilégios de acesso aos documentos e processos.

Estante eletrônica de documentos e processos

A estante eletrônica é um espaço de trabalho no sistema que agrupa visualmente os documentos e processos que se encontram no setor, ou seja, que ainda não foram arquivados. O agrupamento dos conteúdos pode ser por critérios como setor, assunto, situação, datas ou outros dados do cadastro.

Pesquisa de documentos e processos eletrônicos

A pesquisa de documentos e processos eletrônicos permite encontrar qualquer conteúdo gerenciado pelo sistema através de informações de cadastro. O sistema permite ao usuário compor filtros específicos de pesquisa, relacionando quantos dados do documento ou processo for necessário para localizar o objeto.

Cadastro de processo administrativo

O cadastro de processo é realizado pelo Protocolo ou Administrador da Gestão Documental. O cadastro contempla a entrada dos dados básicos do processo, plano de classificação, partes envolvidas e relação de documentos. O sistema mantem o histórico da vinculação do processo. Cada processo possui uma numeração seqüencial de acordo com o ano que foi criado.

O cadastro ainda inclui recursos para:

  • Arquivar o processo;
  • Gerar versão PDF do processo com todos os documentos por ordem de criação;
  • Relacionar os documentos e despachos do processo;
  • Movimentar o processo para outra lotação.

Movimentação de processo e documento virtual

A movimentação de processo e documento virtual é um fluxo de trabalho para transferir o conteúdo de uma unidade, ou lotação, para outra. O conteúdo movimentado sai da estante do setor remetente e vai para a estante do setor de destino, ficando disponível para que qualquer colaborador ou servidor assuma a atividade. O informativo do que deve ser realizado consta no registro da movimentação.

Substituição de titularidade

É a delegação da titularidade da unidade a outro servidor para assinatura dos documentos virtuais e processos administrativos.

Cadastro de documento virtual avulso

O cadastro de documento virtual avulso pode ser realizado por qualquer usuário do sistema, seja um servidor ou colaborador. O cadastro contempla a entrada dos dados básicos do documento, plano de classificação, sigilo e do conteúdo. O conteúdo é o corpo do documento, que pode ser criado a partir de um modelo.

O cadastro ainda inclui recursos para:

  • Movimentar para outra lotação;
  • Informar o endereço físico do documento quando aplicável (estante e caixa);
  • Despachar;
  • Anexar de documentos eletrônicos;
  • Gerar versão PDF do documento inclusive com os anexos e despachos;
  • Assinar o documento virtual mediante assinatura eletrônica.

Modelo de documentos

Os documentos virtuais avulsos podem ser criados a partir de modelos já conhecidos. Os modelos sugerem a formatação e o conteúdo do corpo do documento. Cada modelo é relacionado a um tipo de documento e um plano de classificação (PCTT).

Cadastro de usuário e perfil

O cadastro de usuários do sistema permite a digitação dos dados básicos do usuário e definição da lotação principal ao qual o usuário pertence. O cadastro do perfil do usuário é a base para os privilégios de acesso aos documentos e funções do sistema. Existem os seguintes perfis no sistema de gestão documental:

  • Master: é o administrador de TI.
  • Administrador: é o administrador do sistema, cria as lotações, modelos de documentos, etc.
  • Controle interno: são os usuários da Secretaria de Controle Interno.
  • Protocolador: quem cadastra os processos administrativos.
  • Servidor administrativo: é o servidor comum que cria documentos, assina, tramita e exclui documentos ao processo já criado. Funções básicas do trâmite de documentos.
  • Colaborador: é o estagiário ou pessoa sem vínculo com o órgão. Tem acesso mais restrito e limitação de funções como excluir e assinar documentos no processo.
  • Titular de unidade: é o perfil para o Secretário da unidade que tem privilégios de visualizar toda sua unidade.
  • Administrador de usuários: pessoal do SAC da informática que mantém a base de usuários.

Controle de acesso aos documentos e processos

O acesso pode ser restrito à unidade ou permitido para leitura de outras unidades, dependendo do grau de sigilo.

O sistema controla o acesso dos usuários aos documentos virtuais e processos. Este controle define quais serão as permissões de um usuário, grupo ou perfil sobre os documentos cadastrados no sistema.

Este controle deve seguir os seguintes níveis de acesso:

  • Nenhum: significa que o usuário não tem qualquer acesso ao documento;
  • Propriedades: significa que o usuário pode visualizar os dados de cadastro;
  • Leitura: significa que o usuário pode ler o documento;
  • Anotação: significa que o usuário pode anotar no documento, sem alterar o original;
  • Escrita: significa que o usuário pode editar o documento.

Estes níveis de acesso estão relacionados ao nível de sigilo da informação, sugerido de acordo com o plano de classificação (PCTT) do documento: Reservado, Sigiloso ou Ostensivo.

Cadastro de fases do documento e processo

 

O sistema controla o ciclo de vida dos documentos virtuais e dos processos por fases. As fases são previamente definidas em entidades chamadas de ciclo de vida. O ciclo de vida é aplicado ao documento ou processo no momento de sua criação. Conforme o andamento do trâmite, as fases são atualizadas.

Cadastro de subscrição do documento

O cadastro de subscrição do documento permite que o sistema mantenha o usuário informado sobre a movimentação do mesmo através de notificações dentro do próprio sistema.

Apensamento de processos

Um processo pode ser apensado a outros processos a título de informação complementar. Trata-se de uma ligação entre processos, pois ambos permanecem com seu trâmite independente.

Anexo de processos

Um processo pode ser juntado (ou anexado) a outro processo, e este herda todas as características do principal. De forma comparativa ao processo físico, equivale a juntar as folhas no final do processo. Apesar do trâmite de ambos ser em conjunto, o sistema mantém a numeração dos processos.

Relatórios gerenciais

Movimentação de documentos: Permite visualizar o histórico de movimentação de um documento ou processo.

 

 
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